Uppföljning i samverkan och dialog med utförare, Solna

Solna har utvecklat relationer till privata utförare under 14 år. Här delar Iréne Kallin och Annika Wiechel med sig av sina tips för att lyckas med en uppföljning som ger utrymme för verksamhetsutveckling.

Åren som kommunen haft privata utförare har givit många erfarenheter och utvecklat arbetssättet. Idag är kommunen i rollen som beställare och utförarna i egen och privat regi mer säkra i sitt arbete. Kontraktet är viktigt, men fokus ligger på vad verksamheten ska åstadskomma. Och uppföljningen görs på samma sätt av både egen och extern regi.

En uppföljning som löper över två år

  • Uppföljningen är en kombination av kvalitets- och avtalsuppföljning och löper över två år.
  • I uppföljningen används en kombination av metoder – intervju, webbenkäter, granskning av dokumentation och observation av verksamhet.

Första året

År ett sker en omfattande uppföljning som grundar sig på kraven i förfrågningsunderlaget och utförarens anbud.

Resultatet sammanfattas skriftligen i ett bedömningsprotokoll med elva områden. I protokollet ges en sammanfattning av styrkor och förbättringsområden i verksamheten.

Utifrån de förbättringsområden som framkommer i avtalsuppföljningen ombeds verksamheten att ta fram en utvecklingsplan. Denna plan är underlag för uppföljningen år två.

Andra året

Under år två ligger fokus i uppföljningen på hur verksamheten arbetat med sina förbättringsområden. Då tittar kommunen bland annat på

  • inom vilka utvecklingsområden som resultat har uppnåtts
  • vilka åtgärder som haft effekt och vilka som inte haft det
  • vad som återstår att arbeta vidare med.

Vinster och utmaningar med uppföljning i samverkan

Uppföljningen avslutas med samtal med verksamhetschefen och personalen om vad som framkommit. Då diskuteras förbättringsförslag och alternativa arbetssätt.

På så vis skapas engagemang i verksamheten och de som arbetar ges utrymme att arbeta med just sina förbättringsområden.

En utmaning är att lägga fokus på rätt saker och att vara lyhörd för och utgå från verksamhetens egna förutsättningar.

Lärdomar

Det är viktigt med

  • tydliga kontrakt
  • goda relationer till utföraren och täta kontakter, som gör att beställaren vet vad som händer i verksamheten
  • tydliga krav på att det är bådas ansvar att det sker en verksamhetsutveckling.