Uppföljning och analys, steg 6 Förslag till åtgärderUppföljning ska leda till förbättring av kvaliteten i verksamheten. Det analyserade resultatet kan användas för åtgärder i både verksamhet och uppföljningssystem.

Åtgärder i verksamheten

Om analysen visat på brister varierar möjligheterna att få dessa åtgärdade beroende på om verksamheten drivs i egen eller extern regi.

För extern verksamhet finns det möjlighet att ha sanktioner i avtalen, till exempel i form av en sanktionstrappa eller option på att förlänga eller inte förlänga avtal. Sanktionsmöjligheter ska bevakas och användas för att inte urholkas. Om sanktioner ska kunna användas krävs tydligt formulerade krav och dokumentation över vilka åtgärder som vidtagits gentemot utföraren för att få till stånd en förändring.

För verksamhet i egen regi finns inte lika tydliga sanktionsmöjligheter utan åtgärderna blir ofta en del av den interna styrningen.

Åtgärdsplan oavsett regiform

Det är möjligt att begära en åtgärdsplan av utföraren oavsett regiform. Utföraren är ansvarig för verksamheten och ska planera för och åtgärda eventuella brister.

  • Ange hur lång tid utföraren har på sig för att åtgärda påpekade brister i samband med att en åtgärdsplan begärs in.
  • Granska åtgärdsplanen och gör en bedömning om den är tillräcklig.
  • Följ upp att åtgärderna genomförts.

 Åtgärdsförslag

Ibland ingår i analysarbetet att även ta fram och prioritera åtgärdsförslag. Här kan Prioriteringsstödet Fyrfältaren med fördel också användas.

Olika åtgärdsförslag som tagits fram utifrån slutsatserna i analysen kan behöva ställas mot varandra. De kan vägas och värderas utifrån tänkbara möjligheter att kunna påverka resultatet.

  • Ta fram en åtgärdsplan.
  • Vilka aktiviteter krävs för att genomföra åtgärdsplanen?
  • Finns det erfarenheter och kunskap utifrån vår jämförelse med andra verksamheter?
  • Värdera åtgärdsförslagens effekt i relation till genomförbarhet.
  • Vilka resurser krävs för åtgärden?
  • Hur ska genomförda förbättringar följas upp?

Ett åtgärdsförslag kan innehålla följande:

  • Beskriv problemet.
  • Vad som redan pågår.
  • Vad kan göras för att målet ska uppnås.
  • Föreslå mål för förbättringsförslaget.
  • Beskriv förbättringsförslagen samt dess tänkbara konsekvenser och effekter.
  • Föreslå hur och när nästa uppföljning bör ske.

Åtgärder i uppföljningssystemet

Brister kan även finnas i systemet för ledning och styrning i uppföljningen. Likaså kan brister bero på förutsättningarna för verksamheten. I sådana fall kan upphandlingskrav, ersättningsmodeller, uppdragsbeskrivningar, uppföljningsmetoder eller annat behöva ses över och justeras. En genomtänkt process med relevanta krav som följs upp och värderas bidrar till att höja kvaliteten i systemen.

Systemanalys

Utöver analys av verksamhetens resultat behöver också en uppföljning och analys göras av själva uppföljningssystemet såsom struktur, styrdokument, förfrågningsunderlag, avtal/uppdragsbeskrivningar och indikatorer.

Systemanalysen kan göras parallellt inom respektive steg eller samlat efter att verksamhetsanalysen är genomförd.

1. Samla ihop information

  • Är det rätt saker som mäts?
  • Mäter mätmetoderna verkligen det som ska mätas?
  • Mäts mot befintliga mål?
  • Finns en överenstämmelse mellan avtal och det som följs upp?

2. Fokusera

  • Har förändringar gjorts i uppföljningsmetoder, avtal eller organisation som kan ha påverkat resultatet?
  • Finns områden i lagar, kommunala mål eller dylikt som ska granskas extra noga?
  • Kan krav, mått eller annan styrning ha påverkat resultatet och styrt i viss riktning?
  • Kan ersättningsystemen ha påverkat resultatet?

3. Sök orsaker

  • Kan sättet att mäta ha orsakat det som framkommit, ”som man frågar får man svar”?
  • Kan ersättningssystem eller annat vara en direkt eller indirekt orsak eller del av orsak?
  • Hur ser orsakssammanbanden ut mellan insamlingsmetoderna, ersättningsmodeller eller annat.
  • Kan styrsystemen förklara bilden? Hur kan sambanden se ut?

4. Dra slutsatser

  • Är målen viktade? Är det klart vilka mål som är prioriterade?
  • Finns metoder för att värdera och vikta om verksamheten uppnår målen?
  • Vilka kan konsekvenserna bli om inte systemen för uppföljning, mätning eller värdering förändras?
  • Vilka kan konsekvenserna bli om systemen inte är tillförlitliga? För allmänhetens förtroende, ekonomi eller annat?
  • Vilka slutsatser kan dras rörande ersättningssystem, system för uppföljning, mätning och värdering av information eller andra styrmekanismer?
  • Hur skulle eventuella förändringar i styrsystemen kunna se ut?
  • Finns möjliga bieffekter, negativa eller positiva, av att genomföra olika scenarier?

Förslag till åtgärder

  • Vilka åtgärder behöver vidtas i systemen för styrning uppföljning och ersättning eller annat?
  • Vilka av dessa åtgärder kan ge störst effekt i relation till genomförbarhet?

Mer information och stöd kring uppföljning och analys hittar du i Uppföljningsguiden

Bra att tänka på

För att uppföljningsresultaten ska leda till förbättring på både verksamhets- och systemnivå behöver de kommuniceras till brukare, patienter, förtroendevalda, utförare och medborgare. Hur resultat ska förmedlas avgörs av vem som är mottagare av informationen och syftet.

  • Utförarna behöver få tillgång till resultat för att kunna utveckla och förbättra sin verksamhet.
  • Förtroendevalda behöver tillgång till resultat som grund för framtida beslut om kvalitetsnivåer, krav på verksamheten och vad som ska konkurrensutsättas.
  • Brukare i valfrihetssystem behöver kunskap för att kunna göra informerade val. Resultaten ska då utgöra underlag för att jämföra olika enheter.
  • Brukare som använder en tjänst ska också få kännedom om dess resultat.
  • Medborgare ska ha tillgång till information om hur offentliga medel används och vad resultatet blir.

Resultaten behöver göras tillgängliga utifrån olika målgruppers behov av information. I allmänhet finns en utvecklingspotential hos kommuner, landsting och regioner att utveckla återkoppling av krav och resultat. Här följer ett par exempel på hur information presenteras för brukare och medborgare.

Hitta och jämför service i Stockholms stad

Jämföraren i Nacka kommun

Jämför sociala stödinsatser i Linköpings kommun

ikon Se hur andra görSe hur andra gör

ikon Se hur andra gör

Kvalitetsrapport med goda exempel och påpekanden, Falun

Kvalitetsrapport för hemtjänst i egen regi med goda exempel och påpekanden från Falu kommun.

ikon Se hur andra gör

När utförare medvetet fuskar, Södertälje

Lisa Mattsson, Södertälje, berättar om kommunens arbete mot fusk och oegentligheter i hemtjänsten.

ikon Se hur andra gör

Uppföljning med åtgärder vid avvikelser, Knivsta (pdf, nytt fönster)

Uppföljningssystem för socialtjänst med angivna åtgärder vid avvikelser från Knivsta kommun.

ikon Se hur andra gör

Uppföljning med sanktionstrappa, Nacka (pdf, nytt fönster)

Uppföljningsriktlinjer med åtgärder vid avvikelse från avtal för socialtjänst i Nacka kommun.

ikon SkrifterSkrifter

ikon Skrifter

Analysstöd – att värdera information från uppföljning

Att värdera information från uppföljning. En bra metod för analys är att dela upp något i mindre delar och granska delarna var för sig. Därefter läggs delarna ihop till en ny helhet.

ikon VerktygVerktyg

ikon Verktyg

Mall för åtgärdsplan (pdf, nytt fönster)

Exempel på hur en åtgärdsplan kan se ut och värderas. Framtagen av SKL.

Kontakt

Lars Kolmodin

08-452 74 39

lars.kolmodin@skl.se