Dokument som kan granskas i verksamheter är dokumentation av rutiner och riktlinjer och individdokumentation.

Granskning av dokument för verksamheten

Utföraren ska i regel ha skriftliga dokument för ledning och styrning, arbets- och förhållningssätt samt rutiner. En verksamhets styrdokument ger ofta viktig information om planeringen och hur verksamheten är strukturerad. Vid granskningen bör tre frågor ställas:

  • Finns de dokument som det ställts krav på?
  • Håller dokumenten tillräcklig kvalitet?
  • Är dokumenten kända av berörd personal?

Dokumentgranskning kan göras inför ett verksamhetsbesök, eller på plats i verksamheten. Granskning kan också göras utifrån olika teman. Dokumentgranskning innefattar även granskning av digital information på till exempel hemsidor.

Dokumenten kan jämföras med övriga resultat för att avgöra om verksamheten lever upp till sina egna riktlinjer.

Ofta används checklistor eller olika former av mallar vid granskning.

Granskning av ledningssystem

Det är viktigt att granska verksamhetens ledningssystem. Inom vård och omsorg måste alla utförare ha ett ledningssystem för kvalitet. Det ska minst innehålla rutiner för egenkontroll och regelbunden uppföljning av verksamhetens kvalitet, samt klagomålshantering.

Läs mer om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i Uppföljningsguiden

Granskning av individdokumentation

En granskning kan göras av att utföraren hanterar dokumentation om individer korrekt och att dokumentationen inte kan hamna i orätta händer.

Avtala om granskning

För att kommunen, landstinget och regionen ska få granska individdokumentation i verksamhet för vilken den inte är huvudman krävs att detta regleras i avtal mellan parterna.

Begär samtycke

Det krävs även att den enskilde individen har lämnat samtycke eftersom sekretess (tystnadsplikt) gäller för innehållet. Ett sådant samtycke ska utföraren begära av individen. Ett samtycke behöver inte vara skriftligt men det är att föredra om det skulle uppstå någon tveksamhet om huruvida ett samtycke föreligger eller inte.

ikon Se hur andra görSe hur andra gör

ikon Se hur andra gör

Mall för granskning av individdokumentation, Sollentuna (pdf, nytt fönster)

Granskningsmall av personakt och genomförandeplan enligt SoL och LSS från Sollentuna kommun.

ikon Se hur andra gör

Granskningsnyckel av genomförandeplan, Örebro (pdf, nytt fönster)

Mall för vad som ska granskas i en genomförandeplan inom äldreomsorg i Örebro kommun.

ikon Se hur andra gör

Uppföljning av taxeläkare, Västra Götaland (pdf, nytt fönster)

Rapport om uppföljning av taxeläkare. Uppföljningen innehåller granskning av journaler. Från Västra Götalandregionen.

Kontakt

Lars Kolmodin, handläggare, SKL

Lars Kolmodin

08-452 74 39

lars.kolmodin@skl.se