Planering, steg 1

Det första steget i en uppföljning är att granska utgångsläget i respektive kommun, landsting och region. Organisation, beskrivningen av uppdraget samt nationella och lokala mål, påverkar utformandet av uppföljningen.

Lagar, föreskrifter och politisk viljeinriktning ligger till grund för de krav som ska ställas på verksamheten. Möjligheten att styra och följa upp en verksamhet är beroende på område och vem som är utförare.

Läs mer om förutsättningar för uppföljning i Uppföljningsguiden

En systematisk uppföljning utgår från verksamhetens uppdrag utifrån de lagar och mål som styr verksamheten. Kraven som utgår från uppdraget ska vara uppföljningsbara och dokumenteras i avtal, förfrågningsunderlag, uppdrag eller andra former av styrdokument beroende på om verksamheten drivs i extern eller i egen regi.

  • Gör redan vid kravställandet en bedömning av vilka krav som är mer kritiska än andra om de inte uppfylls.
  • Att utveckla kravställande och skapa krav som främjar utveckling och kvalitetshöjning är en utmaning. Alltför detaljerade krav kan hindra innovation och utveckling.

Planering, steg 1 Handlingsplan

Planera och gör en handlingsplan

Det andra steget är att planera vad som ska följas upp och hur uppföljningen ska genomföras utifrån förutsättningarna. Ofta behöver en prioritering och en handlingsplan göras för att uppföljningen inte ska bli för omfattande.

En uppföljningsplan utgör grunden för en hållbar uppföljning. I uppföljningsplanen anges:

  • vad som ska följas upp
  • hur det ska genomföras
  • vilka funktioner som ska genomföra uppföljningen
  • med vilken frekvens
  • vad som sker om kraven på verksamheten inte uppfylls.

En genomtänkt plan för hur uppföljningen ska genomföras underlättar för den som ska utföra uppföljningen och för den som blir granskad. Uppföljningsplanen anpassas utifrån organisation, mål och förutsättningar. Områden och fokus i uppföljningsplanen kan med fördel förändras från år till år. Då kan en anpassning undvikas och samtidigt ges utrymme till fördjupning inom olika temaområden.

  • En fungerande uppföljning förutsätter att kommunen har såväl organisation som nödvändig kompetens för uppgiften.
  • Tydliggör kommunens dubbla roller som systemägare och ägare av den egna regin.
  • Säkerställ att uppföljning kan göras av att verksamheten utförs jämställt och jämlikt avseende kön, ålder, etnicitet, funktionsnedsättning och så vidare. Jämställdhetsperspektiv bör tänkas in redan från början i uppföljningen då det påverkar metodval och analys.

Planen kan utformas på olika nivåer

  • Övergripande nämndnivå, till exempel socialnämnden
  • verksamhetsområde, till exempel äldreomsorgen
  • enhetsnivå, till exempel särskilda boenden med inriktning demens.

Prioritering

En prioritering av vad som ska ingå i planen görs utifrån kommunens, landstingets eller regionens ambitionsnivå och resurser.

Ett sätt att prioritera är att göra en riskbedömning för att hitta de områden som är särskilt kritiska att följa upp. Alla områden kräver inte en omfattande uppföljning.

Värdering av konsekvens i relation till sannolikhet kan göras i tre steg

  • Identifiera krav som kan få stora konsekvenser om de inte uppfylls.
  • Värdera sannolikhet och konsekvens om de inte uppfylls.
  • Prioritera.

Värderingen kan ligga till grund för en prioritering av vilka krav eller områden som bör följas upp mer noggrant och vilka som kan följas upp mer sporadiskt. Den kan göras ur flera perspektiv, såsom verksamhetsområde eller enstaka krav:

  • Volym (antal berörda)/kostnad för verksamhetsområde.
  • Volym (antal berörda)/möjliga konsekvenser för enskilda.
  • Möjliga konsekvenser för enskilda/kostnad för verksamhetsområde.

Bra att tänka på kring utgångspunkter

Stäm av med de förtroendevalda hur kraven formuleras så att verksamheterna lever upp till de politiska målen.

Brukare och patienter ses allt mindre som ”mottagare” av insatser utan mer som aktiva medskapare i hur insatserna utformas. Om kommunen, landstinget eller regionen vill öka brukar- och patientmedverkan krävs fungerande former för kommunikation med brukare, patienter och elever, eller med deras närstående eller företrädare. Det ställer krav på kommunikation både vid formulerandet av kraven och vid uppföljningen. Det kan till exempel ske genom samverkan med brukarorganisationer eller genom att bjuda in till fokusgrupper.

Brukare och närstående ska också känna till vilka krav som ställs på en verksamhet. Då har de kunskap om vad de kan förvänta sig av verksamheten och de kan signalera om ställda krav inte uppfylls.

Dialogguiden ger metodstöd och exempel på dialogprojekt

Bra att tänka på kring handlingsplan

Planering och prioritering av uppföljning förutsätter kommunikation med olika parter.

  • Avstämning av uppföljningsplanen med förtroendevalda för att säkerställa politiska mål, prioriteringar och ambitionsnivå.
  • Uppföljningsplan ska också kommuniceras till de som berörs av den, oavsett om de ska granskas, är granskare eller använder tjänsten.
  • Medborgare och media kan vilja veta på vilket sätt kommunen, landstinget eller regionen avser att följa upp verksamhet.

ikon Se hur andra görSe hur andra gör

ikon Se hur andra gör

Analys med jämställdhetsperspektiv i Ludvika

Ludvika har nyligen börjat analysera uppföljningsresultaten uppdelat på kvinnor och män.

ikon Se hur andra gör

Förbättringsverktyg fiskbensdiagram, Region Skåne

Här finner du ett förbättringsverktyg för att identifiera, utforska och grafiskt visa tänkbara orsaker till ett problem eller frågeställning från Region Skåne.

ikon Se hur andra gör

Lokal styrning av egen regi, Eskilstuna

Cecilia Palm Siösteen, Eskilstuna kommun, berättar om hur kommunen organiserat styrning och uppföljning av egen regi.

ikon Se hur andra gör

Kartläggning av landsting och regioners uppföljning av primärvård

SKL har tillsammans med vårdvalsnätverket gjort en översiktlig kartläggning av hur landstingen och regionerna följer upp primärvårdens arbete.

ikon Se hur andra gör

Uppföljningsplan för socialtjänsten, Huddinge (pdf, nytt fönster)

Plan med schema för uppföljning av äldreomsorg, funktionshinder och IFO från Huddinge kommun.

ikon Se hur andra gör

Riktlinje för uppföljning inom äldreomsorg, Kungsbacka (pdf, nytt fönster)

Uppföljningsplan med process, granskningsområde och frekvens från Kungsbacka kommun.

ikon Se hur andra gör

Uppföljningsplan vård och omsorg, Alingsås

Exempel på uppföljningsplan från Alingsås kommun.

ikon Se hur andra gör

Årscykel för socialförvaltningen, Huddinge (pdf, nytt fönster)

Bild på årscykel för social- och äldreomsorgsförvaltning i Huddinge kommun.

ikon Se hur andra gör

Riskanalys inför uppföljning av primärvård, Värmland (pdf, nytt fönster)

Workshopmetod för att göra riskanalys inför uppföljning av hälsoval i Landstinget i Värmland.

ikon Se hur andra gör

Processkarta uppföljningsplan, Östersund (pdf, nytt fönster)

Processkarta över uppföljning av vård och omsorg i Östersunds kommun.

ikon Se hur andra gör

Uppdragsbeskrivning kommunal HSL, Eskilstuna

Överenskommelse med uppdragsbeskrivning för vård och omsorg i Eskilstuna kommun.

ikon Se hur andra gör

Organisation för uppföljning av vård och omsorg, Linköping (pdf, nytt fönster)

Organisation, roller och ansvar för uppföljning av vård och omsorg i Linköpings kommun.

ikon VerktygVerktyg

ikon Verktyg

makEQuality – följ upp jämställdhet i verksamhet

makEQuality är verktyget för dig som vill redovisa, följa upp och förbättra jämställdhetsarbetet i din verksamhet.

ikon Verktyg

Prioriteringsstödet Fyrfältaren

Verktyget ger stöd i att prioritera ditt arbete och har många användningsområden. Du kan till exempel göra en riskanalys utifrån sannolikhet och konsekvens eller synliggöra kostnader i relation till kvalitet.

ikon Verktyg

Påverkansanalys vid formulering av krav (pdf, nytt fönster)

Påverkansanalys kan användas för att skapa och formulera de krav, indikatorer och aktiviteteter som har påverkan på ett specifikt eller övergripande mål. SKL.

ikon Verktyg

Gap-analys uppföljning socialtjänst (doc, nytt fönster)

Med hjälp av gap-analysen kan du undersöka vilka utvecklingsområden er uppföljning har idag och prioritera det fortsatta arbetet. SKL.

ikon Verktyg

Kravsorteraren – planera och prioritera krav

Kravsorteraren ger en signal om hur väl ett krav uppfylls och kan vara ett stöd i prioritering av krav vid uppföljning.

ikon Verktyg

Egenvärdering för uppföljning och kontroll

Verktyget ger dig en bild av om kommunen eller landstinget har tillfredställande system och rutiner för uppföljning och kontroll. Dessutom får du en bild av om de system och rutiner ni har också används. SKL.

Kontakt

Lars Kolmodin

08-452 74 39

lars.kolmodin@skl.se